Ratgeber für Handwerksbetriebe: DATANORM, Arbeitszeit, E-Rechnung.
Drei Fragen, die jeder Betrieb irgendwann hat – mit der Rechtslage in Deutschland, den Paragrafen dazu und dem, worauf es in der Praxis ankommt.
DATANORM: Was es ist und wie Sie es nutzen
Stand Oktober 2026
Kurz gesagt
DATANORM ist das Dateiformat, in dem Großhändler ihre Artikel mit Texten, Einheiten, Preisen und Rabattgruppen an Handwerksbetriebe liefern. Statt Preise abzutippen, lesen Sie die Datei in Ihre Software ein und rechnen Angebote mit den aktuellen Einkaufspreisen.
Was in einer DATANORM-Datei steht
- Artikelnummer, Kurz- und Langtext, oft auch die EAN
- Mengeneinheit und Preiseinheit (je Stück, je 10, je 100, je Meter)
- Listenpreis und Rabattgruppe – Ihr Einkaufspreis ergibt sich aus Listenpreis minus Ihrem Rabatt
- Warengruppen, nach denen Sie später suchen und Aufschläge setzen
DATANORM 4 und DATANORM 5
Im Umlauf sind vor allem zwei Versionen. DATANORM 4 ist am weitesten verbreitet und kommt meist als mehrere Dateien – etwa DATANORM.001 mit den Artikeln, DATPREIS.001 mit den Preisen und eigene Dateien für Rabatt- und Warengruppen. DATANORM 5 erlaubt längere Texte und mehr Angaben je Artikel. Fragen Sie Ihren Großhändler, welche Version er liefert; eine gute Software liest beide.
So kommen Sie zur Datei
Im Kundenkonto des Webshops Ihres Großhändlers oder über den Außendienst. Wichtig: verlangen Sie die Datei mit Ihren Konditionen, sonst rechnen Sie mit Listenpreisen. Die meisten Großhändler stellen regelmäßig neue Preisdateien bereit – wer sie einspielt, kalkuliert nie mit dem Preis vom letzten Jahr.
Die drei häufigsten Fehler
- Preiseinheit übersehen: ein Preis „je 100 Stück“ wird als Stückpreis gelesen, und das Angebot ist hundertfach zu teuer – oder zu billig.
- Rabatte vergessen: ohne Rabattgruppen bleibt der Listenpreis stehen, und der Aufschlag stimmt nicht mehr.
- Alte Kataloge behalten: wer nur einmal importiert, hat nach einem Jahr Preise, die es nicht mehr gibt.
DATANORM, IDS und OCI – der Unterschied
DATANORM bringt den ganzen Katalog als Datei in Ihre Software. IDS und OCI sind dagegen Verbindungen zum Webshop des Großhändlers: Sie legen dort einen Warenkorb an und übernehmen ihn ins Angebot. Für die Kalkulation mit eigenen Preisen reicht DATANORM; die Shop-Verbindung spart beim Bestellen Zeit.
So macht es apvros
apvros liest DATANORM-Dateien Ihrer Großhändler ein, vergleicht die Preise mehrerer Lieferanten für denselben Artikel und zeigt den Preisverlauf. Den Aufschlag je Lieferant ändern Sie auf einmal, und Ihre Positionen rechnen mit, wenn sich ein Einkaufspreis ändert.
Arbeitszeit aufzeichnen: MiLoG, ArbZG und das BAG
Stand Oktober 2026
Kurz gesagt
Im Baugewerbe müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gilt die Erfassungspflicht für alle Betriebe.
§ 17 MiLoG – für den Bau und Minijobs
Für Minijobber und für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter das Baugewerbe, gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags, und mindestens zwei Jahre aufbewahren.
§ 16 Abs. 2 ArbZG – Mehrarbeit
Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Das BAG und die Reform
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen – abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassung am selben Tag liegt als Entwurf vor, ist im Oktober 2026 aber noch nicht beschlossen. Wer heute digital erfasst, muss später nichts umstellen.
Stundenlohnzettel nach VOB/B
Bei Stundenlohnarbeiten verlangt § 15 Abs. 3 VOB/B, die Stundenlohnzettel werktäglich oder wöchentlich einzureichen. Der Auftraggeber muss sie binnen sechs Werktagen zurückgeben – nicht fristgemäß zurückgegebene Zettel gelten als anerkannt. Die Frist arbeitet also für den Betrieb, der pünktlich einreicht.
So macht es apvros
In apvros stempeln Mitarbeiter am Handy – Start, Pause, Ende, mit Standort und direkt auf Baustelle und Tätigkeit, auch ohne Netz. Die Stunden sind sofort im Büro, Überstunden-Saldo und Monatsberichte rechnet die Zeit-Verwaltung mit, und der Regiebericht mit Unterschrift des Kunden entsteht direkt auf der Baustelle.
E-Rechnung im Handwerk: empfangen seit 2025, senden ab 2027
Stand Oktober 2026
Kurz gesagt
Seit 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Senden wird ab 2027 Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Empfangen – seit 2025
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, kein PDF per E-Mail. Seit 2025 müssen Sie solche Rechnungen annehmen und lesen können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür, die Software muss die Daten aber auslesen.
Senden – ab 2027 und 2028
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle übrigen Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen.
- Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer.
- Das Handwerk fordert eine Verschiebung; beschlossen ist sie im Oktober 2026 nicht.
XRechnung oder ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei öffentlichen Auftraggebern Standard. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten – lesbar für Menschen und Maschinen. Beide erfüllen die Pflicht, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL.
So macht es apvros
apvros liest XRechnung und ZUGFeRD Feld für Feld – die Empfangspflicht ist damit erfüllt, und der KI-Mitarbeiter bereitet Eingangsrechnungen fertig kontiert vor. Das Senden als XRechnung richten wir auf Anfrage ein.
Häufige Fragen.
Was ist DATANORM?
DATANORM ist das Dateiformat, in dem Großhändler ihre Artikel mit Texten, Einheiten, Preisen und Rabattgruppen an Handwerksbetriebe liefern. Statt Preise abzutippen, lesen Sie die Datei in Ihre Software ein und rechnen Angebote mit den aktuellen Einkaufspreisen.
Wie lese ich eine DATANORM-Datei ein?
Sie holen die Datei mit Ihren Konditionen im Kundenkonto des Großhändlers oder beim Außendienst und importieren sie in Ihre Handwerkersoftware. Achten Sie auf die Preiseinheit (je 1, 10 oder 100 Stück) und darauf, dass die Rabattgruppen mitkommen – sonst rechnen Sie mit Listenpreisen.
Muss ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter aufzeichnen?
Im Baugewerbe müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gilt die Erfassungspflicht für alle Betriebe.
Wann gilt ein Stundenlohnzettel als anerkannt?
Nach § 15 Abs. 3 VOB/B muss der Auftraggeber eingereichte Stundenlohnzettel binnen sechs Werktagen zurückgeben. Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt.
Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Seit 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Senden wird ab 2027 Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein normales PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und ab 2027 bzw. 2028 im Geschäft mit anderen Unternehmen nicht mehr ausreichend.
Quellen
- Mindestlohngesetz § 17, Arbeitszeitgesetz § 16 Abs. 2 (gesetze-im-internet.de)
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
- VOB/B § 15 Abs. 3
- Umsatzsteuergesetz § 14 in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihre Kammer.
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