Ihre KI-Mitarbeiter erledigen die Büroarbeit. Sie geben frei.
Zehn digitale Kollegen, jeder mit einer klaren Aufgabe: Angebote schreiben, Rechnungen lesen, günstiger einkaufen, abrechnen, an Zahlungen erinnern. Nichts geht ohne Ihren Klick hinaus.
So arbeitet der KI-Mitarbeiter.
Er nimmt, was ohnehin in Ihren Betrieb kommt, und macht daraus fertige Vorgänge. Jeder Vorgang bekommt eine Ampel: Grün ist sicher, Gelb bitte ansehen.
Was hereinkommt
KI-Mitarbeiter
Was auf Ihre Freigabe wartet
Die Agenten im Einzelnen.
- Agent 1 von 10
Angebots-Agent
- Wenn
- Sie sprechen auf der Baustelle ins Handy.
- Dann
- Ein fertiges Angebot mit Positionen und Preisen aus Ihrem Katalog.
Sie beschreiben die Arbeit in eigenen Worten, so wie Sie es einem Kollegen erzählen würden. Der Agent sucht die passenden Positionen und Materialien aus Ihrem Katalog, rechnet Mengen und Stunden und legt das Angebot beim richtigen Kunden an. Fehlt eine Angabe, stellt er eine Rückfrage statt zu raten. Preise erfindet er nie.
So erscheint es in der App
Angebot Dachsanierung Gasser
12 Positionen aus Ihrem Katalog
€ 18.460,00
- Agent 2 von 10
Tagesmeldung
- Wenn
- Der Monteur spricht am Abend seinen Tag ein.
- Dann
- Stunden, Material und Einkaufsliste – gebucht auf die richtige Baustelle.
„Heute acht Stunden beim Gasser, zwei Rollen Schweißbahn verbraucht, morgen brauchen wir noch Silikon.“ Daraus werden Zeiteinträge, Materialbuchungen und ein Eintrag auf der Einkaufsliste. Über den Standort erkennt die App, auf welcher Baustelle er war. Jede Buchung lässt sich einzeln übernehmen.
So erscheint es in der App
Tagesmeldung Markus Gruber
8 h, 2 Materialien, 1 Einkauf
- Agent 3 von 10
Eingangsrechnungen
- Wenn
- Eine Lieferantenrechnung kommt ins Postfach.
- Dann
- Gelesen, geprüft, dem Auftrag zugeordnet und fertig für die Buchhaltung.
Der Agent holt Rechnungen aus Ihrem Microsoft-365-Postfach – als PDF, E-Rechnung oder Foto. Er erkennt Lieferant, Positionen und Skonto, gleicht mit Ihrer Bestellung ab und ordnet die Rechnung Auftrag und Baustelle zu. Das Aufwandskonto schlägt er vor, die Übergabe an die Buchhaltung (DATEV auf Anfrage) bereitet er vor.
So erscheint es in der App
Baustoffe Perger GmbH
E-Rechnung, Auftrag ANG-2026-0005 erkannt
€ 2.210,40
- Agent 4 von 10
Einkaufs-Agent
- Wenn
- Material fällt unter den Mindestbestand.
- Dann
- Ein Bestellvorschlag beim günstigsten Lieferanten.
Der Agent kennt Ihre Lieferantenpreise und vergleicht sie bei jeder Bestellung. Sie sehen auf einen Blick, wie viel Sie gegenüber dem Hauptlieferanten sparen. Steigt ein Einkaufspreis, meldet er das und nennt die offenen Angebote, die Sie neu kalkulieren sollten.
So erscheint es in der App
Bestellvorschlag Baustoffe Perger
Preisvergleich spart 44,20 €
€ 538,20
- Agent 5 von 10
Schlussrechnung
- Wenn
- Ein Auftrag wird als fertig gemeldet.
- Dann
- Die Schlussrechnung aus Stunden, Material und Regie – bereit zur Freigabe.
Kein Auftrag bleibt mehr unverrechnet liegen. Sobald die Arbeit fertig ist, stellt der Agent die Schlussrechnung aus dem tatsächlichen Aufwand zusammen und zieht Anzahlungen ab. Sie prüfen die Summe und senden mit einem Klick.
So erscheint es in der App
Schlussrechnung Holzbau Gasser
Fertig gemeldet am 28.9.
€ 6.120,00
- Agent 6 von 10
Zahlungseingang
- Wenn
- Sie laden den Kontoauszug hoch.
- Dann
- Jede Zahlung ist der richtigen Rechnung zugeordnet.
Aus dem Kontoauszug (CAMT-Datei Ihrer Bank) liest der Agent jede Buchung und findet die passende Rechnung – auch bei Teilzahlungen, Skonto oder einer falschen Referenz. Sicher erkannte Zahlungen buchen Sie gesammelt mit einem Klick.
So erscheint es in der App
3 Zahlungen erkannt
Kontoauszug Raiffeisen, 26.9.
€ 9.845,00
- Agent 7 von 10
Zahlungserinnerung
- Wenn
- Eine Rechnung ist überfällig.
- Dann
- Eine freundliche Erinnerung, fertig formuliert.
Der Agent behält alle offenen Rechnungen im Blick und schreibt die Erinnerung in Ihrem Ton. Er weiß, ob schon erinnert wurde, und schlägt die nächste Stufe erst vor, wenn es sinnvoll ist. Bei Eingangsrechnungen erinnert er Sie rechtzeitig an Skontofristen.
So erscheint es in der App
Zahlungserinnerung RN-2026-0011
15 Tage überfällig
€ 3.672,00
- Agent 8 von 10
Kostenvoranschlag-Wächter
- Wenn
- Ein Auftrag nähert sich dem Kostenvoranschlag.
- Dann
- Ein Hinweis an den Kunden, bevor es Streit gibt.
Wird ein Kostenvoranschlag knapp oder überschritten, bereitet der Agent die Nachricht an den Kunden vor. Nach dem Senden steht am Auftrag, wann was an wen ging – der Nachweis, dass Sie rechtzeitig informiert haben.
So erscheint es in der App
Kostenvoranschlag zu 92 % erreicht
Badsanierung Hofer
- Agent 9 von 10
Chef-Assistent
- Wenn
- Sie öffnen am Morgen die App – oder stellen eine Frage.
- Dann
- Was heute zuerst dran ist, und Antworten in einem Satz.
Der Assistent zeigt, was wartet und was am dringendsten ist: offene Forderungen, fertige Aufträge, Ersparnis im Einkauf. Sie können ihn fragen wie einen Mitarbeiter, auch per Sprache: „Was ist beim Gasser noch offen?“ Er antwortet mit Ihren Zahlen und bietet gleich die passenden Knöpfe an.
So erscheint es in der App
Guten Morgen, Daniel
5 Vorgänge warten, 3 davon sicher
- Agent 10 von 10
Firmenwissen
- Wenn
- Sie korrigieren etwas – oder schließen eine Baustelle ab.
- Dann
- Der KI-Mitarbeiter merkt sich, wie Ihr Betrieb arbeitet.
Ergänzen Sie in Angeboten immer dieselbe Leistung, schlägt er vor, sich das zu merken. Aus der Nachkalkulation lernt er, wo Stunden regelmäßig unterschätzt werden. Er merkt sich nur, was Sie mit „Merken“ bestätigen.
So erscheint es in der App
Soll ich mir das merken?
Bei Flachdächern immer Attika-Abdeckung
Die Regeln, nach denen er arbeitet.
Nichts geht ohne Sie hinaus
Jeder Vorschlag wartet auf Ihre Freigabe. Keine E-Mail, keine Buchung, keine Bestellung ohne Klick.
Ampel statt Rätselraten
Grün heißt sicher zugeordnet, Gelb heißt bitte ansehen. Grüne Vorgänge geben Sie gesammelt frei.
Ihre Preise, Ihre Daten
Der KI-Mitarbeiter rechnet nur mit Ihrem Katalog und Ihren Lieferantenpreisen. Er erfindet keine Zahlen.
Mehr Freiheit, wenn er sich bewährt
Wenn Sie wollen, erledigt er Routinefälle selbst – erst wenn die gemessene Trefferquote stimmt, und jederzeit rückgängig.
Wie viel er selbst erledigt, bestimmen Sie.
Stufe 0
Vorschlagen
Der KI-Mitarbeiter bereitet vor, Sie geben jeden Vorgang frei. So startet jeder Betrieb.
Stufe 1
Routine selbst erledigen
Sichere Routinefälle erledigt er selbst – nur wenn seine gemessene Trefferquote stimmt, bis zu einer Betragsgrenze.
Stufe 2
Alles Sichere selbst erledigen
Jeder grüne Vorgang läuft durch. Alles bleibt nachvollziehbar und lässt sich zurücknehmen.
Fragen zur KI.
Was macht der KI-Mitarbeiter genau?
Er bereitet Büroarbeit vor: Angebote aus Sprachnachrichten, Eingangsrechnungen lesen und zuordnen, Bestellvorschläge mit Preisvergleich, Schlussrechnungen, Zahlungen aus dem Kontoauszug zuordnen, Zahlungserinnerungen formulieren. Jeder Vorschlag wartet auf Ihre Freigabe.
Schickt die KI etwas ohne mein Wissen hinaus?
Nein. Ohne Ihre Freigabe wird nichts gesendet, gebucht oder bestellt. Wenn Sie es ausdrücklich einschalten, darf er Routinefälle selbst erledigen – nur sichere Fälle, bis zu einer Betragsgrenze und jederzeit rückgängig.
Erfindet die KI Preise?
Nein. Der KI-Mitarbeiter rechnet nur mit Ihrem Positionskatalog und Ihren Lieferantenpreisen. Findet er etwas nicht, stellt er eine Rückfrage.
Welche KI steckt dahinter?
apvros nutzt Claude von Anthropic für Sprache und Text. Die Geschäftsdaten bleiben in apvros; an die KI geht nur, was für die jeweilige Aufgabe nötig ist.
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