Nicht der Funktionsumfang trennt die Anbieter — den haben inzwischen alle. Es trennt sie, wie lange Sie gebunden sind, wonach abgerechnet wird und was passiert, wenn Ihr Betrieb etwas braucht, das die Software nicht kann.
Diese Betriebe arbeiten täglich mit apvros
4,9 Bewertungen auf GoogleÜber 10 Betriebe vertrauen auf apvros. Anderswo sind Sie einer von 30.000 – hier hebt der Entwickler selbst ab.
Die Ausgangslage
Wenn Sie in Deutschland nach Handwerkersoftware suchen, finden Sie zwei Dutzend Anbieter, und alle zeigen dieselben Bildschirme: Angebot, Baustelle, Zeiterfassung, Rechnung. Das ist kein Zufall — den Funktionsumfang haben inzwischen wirklich alle. Deshalb hilft eine Funktionsliste bei der Entscheidung nicht weiter, und deshalb sehen alle Vergleichsseiten gleich aus.
Was Sie nach einem Jahr ärgert, steht nicht in der Funktionsliste. Es steht in den Vertragsbedingungen und auf der Preisseite, und meistens erst weit unten:
Diese Seite vergleicht acht Punkte, die einen deutschen Betrieb im Alltag treffen. Grundlage sind ausschließlich die öffentlichen Produkt- und Preisseiten der Anbieter, geprüft am 3. September 2026. Was dort nicht steht, steht hier als „nicht ermittelt“ — das heißt nicht, dass die Funktion fehlt, sondern dass wir sie nicht belegen können.
Woran Sie uns messen dürfen
Bevor es um die anderen geht, das Eigene — und zwar so, dass Sie es nachprüfen können. Wenn einer dieser vier Sätze im Angebot fehlt, das Sie von uns bekommen, stimmt etwas nicht.
Monatlich kündbar, vom ersten Monat an. Kein Jahresvertrag, keine Kündigungsfrist von drei Monaten.
Sie erreichen den Menschen, der die Software geschrieben hat. Kein Ticketsystem, keine erste Ebene.
Wenn Ihr Betrieb etwas braucht, das es nicht gibt, bekommen Sie eine bezifferte Antwort — oder ein Nein.
Der Preis hängt an den Modulen, die Sie nutzen, und an der Betriebsgröße — nicht an der Zahl der Lizenzen.
Und der Nachteil, den Sie kennen sollten, bevor Sie weiterlesen: hinter apvros steht ein Entwickler in Österreich, kein Unternehmen mit Supportabteilung. Kein Außendienst, der zu Ihnen fährt, keine Hotline mit Schichtbetrieb, keine Gebietsverkaufsleitung in Ihrer Nähe. Wenn Ihr Betrieb genau das braucht — und für manche Betriebe ist das die richtige Antwort —, dann sind TAIFUN, pds oder Labelwin die bessere Wahl, und das steht weiter unten auch so da.
Woran es hängt
Die wenigsten davon stehen auf einer Startseite. Alle acht können Sie im Anbietergespräch abfragen — die Checkliste unten macht daraus acht Fragen.
Die Zeile mit den größten Unterschieden. ToolTime nennt auf der Preisseite zwölf Monate für alle drei Pakete. HERO garantiert den Aktionspreis „für die gesamte Erstvertragslaufzeit von 12 Monaten“. Craftnote nennt ein Jahr Laufzeit und dazu eine Kündigungsfrist von drei Monaten — das sind zwei verschiedene Fristen, und wer sie addiert, kommt auf mehr als ein Jahr.
plancraft ist hier der faire Ausnahmefall: es gibt eine echte Monatsoption, kündbar „bis 1 Tag vor Ablauf deines bezahlten Monats“. Sie ist teurer als die Jahres- oder Zweijahresvorauszahlung, aber sie existiert.
Warum das mehr zählt als jede Funktion: eine Software passt entweder zu Ihren Abläufen oder nicht, und das merken Sie im zweiten Monat, nicht in der Testwoche. Eine Testphase von vierzehn Tagen mit Beispieldaten beantwortet die Frage nicht. Der erste echte Monat mit richtigen Aufträgen beantwortet sie.
Hier sind sich alle vier großen Anbieter einig, und alle vier machen es gleich: abgerechnet wird je Nutzer. HERO nennt laut Preisseite rund 59 bis 69 € für jede weitere Standardlizenz und 22 € für jede weitere App-Lizenz. plancraft rechnet Büro- und Mobilzugänge getrennt, mit etwa 40 bis 50 € für einen weiteren Büronutzer und 16 bis 20 € für einen mobilen. Craftnote staffelt nach Baustelle, Büro und Büro Plus. ToolTime verkauft Pakete nach Nutzerzahl — SOLO für einen, TEAM bis fünf, MAX bis zehn; der elfte Mitarbeiter kostet die nächste Stufe.
Für einen Betrieb mit zwei Leuten im Büro und acht auf der Baustelle ist das eine völlig andere Rechnung als für ein Planungsbüro mit drei Schreibtischen. Fragen Sie nie nach dem Einstiegspreis, sondern nach dem Aufpreis für den fünften und den zehnten Mitarbeiter — und getrennt für Büro und Baustelle.
Die einzige Zeile, in der nur bei apvros ein Haken steht — und die ehrlichste Begründung dafür ist unbequem: das liegt nicht daran, dass wir besser sind, sondern daran, dass wir klein sind. Ein Anbieter mit mehreren tausend Kunden kann keine Funktion für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitern schreiben. Das ist keine Unwilligkeit, das ist Arithmetik.
Gemeint ist dabei nicht eine Einstellung in einem Menü und nicht ein Textfeld, das Sie umbenennen dürfen. Gemeint ist eine neue Funktion mit beziffertem Aufwand und schriftlichem Termin. Bei den anderen Anbietern findet sich zu diesem Punkt auf den öffentlichen Seiten keine Angabe — deshalb steht dort „nicht ermittelt“ und nicht „nein“.
Seit Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, und wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, muss sie auch senden. Das ist keine Kür mehr, sondern eine Pflicht mit Datum.
plancraft und ToolTime nennen E-Rechnungen in allen Paketen — das ist die richtige Antwort. Craftnote nennt „bereit für die E-Rechnung“ nur beim obersten Paket „Büro Plus“; wer eines der günstigeren bucht, sollte ausdrücklich nachfragen. Auf der geprüften HERO-Preisseite findet sich zur XRechnung keine Angabe.
Achten Sie im Gespräch auf den Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung per Mail und einer echten XRechnung. Das erste ist ein Bild einer Rechnung, das zweite eine Datei, die eine Behörde einlesen kann. Nur das zweite erfüllt die Pflicht.
plancraft, HERO und Craftnote nennen auf ihren öffentlichen Seiten ausschließlich Cloud. Bei ToolTime findet sich dazu keine Angabe. Craftnote nennt dabei ausdrücklich Server in Deutschland, was für einen deutschen Betrieb ein Vorteil des Anbieters ist und hier auch so genannt gehört.
Ob das ein Nachteil ist, entscheidet Ihr Netz und nicht Ihre Haltung zu Datenschutz. Wenn auf Ihren Baustellen regelmäßig kein Empfang ist oder Ihre Werkstatt an einer schlechten Leitung hängt, ist ein Server im Haus eine Alltagsfrage. Wenn Ihre Leute ohnehin überall Netz haben, ist die Cloud die bequemere Antwort — dann ist diese Zeile für Sie unwichtig, und das ist völlig in Ordnung.
Hier muss man genau unterscheiden, und wir tun das zugunsten der Anbieter: optionale Schulungen zählen nicht als Einrichtungsgebühr. ToolTime nennt 249 € für eine persönliche Schulung, Craftnote ab 150 € — beides freiwillig, beides kein Zwang. Deshalb stehen dort Haken.
Ein Teilhaken steht bei HERO, weil das obere Paket laut Anbieterseite „zusätzlich einen kostenpflichtigen Implementierungsservice“ voraussetzt. Bei plancraft ist im Premiumpaket ein „individueller Einrichtungstermin“ genannt, ohne ausgewiesene Gebühr.
Fragen Sie trotzdem nach: Datenübernahme aus dem alten System, Anlage der Stammdaten und Einrichtung der Leistungspositionen sind Arbeit, und irgendjemand macht sie. Wenn nicht der Anbieter, dann Sie.
DATANORM ist der Standard, über den Großhändler Artikel und Preise als Datei liefern; OCI übernimmt einen Warenkorb aus dem Shop des Großhändlers direkt in Ihr Angebot. Für einen SHK- oder Elektrobetrieb entscheidet dieser Punkt darüber, ob ein Angebot zwanzig Minuten oder zwei Stunden dauert.
ToolTime nennt „Material Import (Datanorm & IDS)“ in allen Paketen, HERO nennt DATANORM ebenfalls. Bei plancraft und Craftnote findet sich auf den geprüften Seiten keine Angabe — was nicht heißt, dass es fehlt.
Der einzige belastbare Weg: nennen Sie Ihren Großhändler beim Namen und lassen Sie sich den Import zeigen, nicht zusagen. „DATANORM wird unterstützt“ und „Ihr Katalog von Ihrem Händler läuft“ sind im Alltag zwei verschiedene Aussagen.
Diese Zeile geht an die anderen, alle vier. Craftnote gibt dreißig Tage, HERO vierzehn, ToolTime sieben, plancraft einen Testaccount zum Selbstanlegen. Bei apvros gibt es das nicht: am Anfang steht ein Demotermin.
Der Grund ist ein handfester, aber Sie dürfen ihn als Ausrede lesen, wenn Sie wollen. Ein leerer Testzugang zeigt eine Musterfirma. Wir richten die Software vor dem Termin mit Ihren eigenen Leistungen und Positionen ein, damit Sie Ihren Betrieb sehen. Und weil es danach keine Mindestlaufzeit gibt, ist Ihr erster echter Monat die Testphase — dreißig Tage mit richtigen Aufträgen statt vierzehn mit Beispieldaten.
Wenn Sie lieber allein herumklicken, bevor Sie mit jemandem sprechen, ist das ein legitimer Wunsch, und dann ist einer der vier anderen der bessere Einstieg.
Nebeneinander
Die vier größten Anbieter am deutschen Markt, Excel als der meistgenutzte Wettbewerber, und apvros — gemessen an den acht Kriterien von oben. Grundlage sind ausschließlich die öffentlichen Produkt- und Preisseiten, geprüft im September 2026.
| Kriterium | apvros | plancraft | HERO | ToolTime | Craftnote | Excel und Zettel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ohne Mindestvertragslaufzeit | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✓ |
| Modular buchbar statt Preis je Arbeitsplatz | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Eigene Entwicklung: Anpassungen nach Ihrem Bedarf | ✓ | nicht ermittelt | nicht ermittelt | nicht ermittelt | teilweise | teilweise |
| XRechnung im Grundpaket | ✓ | ✓ | nicht ermittelt | ✓ | teilweise | ✕ |
| Cloud oder Server im eigenen Betrieb | ✓ | ✕ | ✕ | nicht ermittelt | ✕ | ✓ |
| Ohne verpflichtende Einrichtungsgebühr | ✓ | ✓ | teilweise | ✓ | ✓ | ✓ |
| Materialkataloge des Großhändlers (DATANORM und OCI) | ✓ | nicht ermittelt | ✓ | ✓ | nicht ermittelt | ✕ |
| Kostenlose Testphase ohne Gespräch | ✕ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Lesen Sie die Tabelle von unten nach oben. Die letzte Zeile verlieren wir gegen alle vier, bei XRechnung und DATANORM stehen wir nicht besser da als ToolTime, und „nicht ermittelt“ heißt bei den anderen genau das — nicht auffindbar, nicht fehlend. Was bleibt, sind die ersten drei Zeilen: Bindung, Preismodell und die Frage, ob jemand die Software für Sie ändert. Wenn diese drei für Ihren Betrieb nicht die entscheidenden sind, ist apvros nicht die richtige Wahl.
Einzeln betrachtet
Was jeder wirklich gut kann — und was er einen kleinen Betrieb im Alltag kostet. Alle Angaben von den öffentlichen Preisseiten, geprüft am 3. September 2026.
Hamburger Anbieter mit einer der aufgeräumtesten Oberflächen am Markt. Wenn Bedienbarkeit für Sie über allem steht, ist plancraft stark — und die Bewertungen geben ihm darin recht. Für einen Betrieb, in dem die Leute Software eher misstrauisch ansehen, ist eine Oberfläche, die niemand erklären muss, ein echtes Argument.
Und plancraft ist der einzige der vier mit einer echten Monatsoption — kündbar bis einen Tag vor Ablauf des bezahlten Monats. Wer sich für ein Jahr oder zwei bindet und vorauszahlt, zahlt weniger; das ist ein faires Modell und nicht versteckt.
Der Preis hängt an Nutzern, und zwar getrennt nach Büro und mobil: laut Preisseite rund 40 bis 50 € für einen weiteren Büronutzer, 16 bis 20 € für einen mobilen. Bei einer Mannschaft von zehn Leuten rechnet sich das anders als bei zwei. E-Rechnungen sind in allen Paketen enthalten. Angeboten wird ausschließlich die Cloud; zu DATANORM findet sich auf den geprüften Seiten keine Angabe.
Hannoveraner Anbieter mit dem breitesten Gewerkeangebot am Markt — über vierzig eigene Ausprägungen, vom Gerüstbau bis zur Schädlingsbekämpfung. Wenn Ihr Gewerk dabei ist, bekommen Sie sehr viel Vorgefertigtes, und das spart bei der Einrichtung echte Wochen.
Genau diese Breite ist für kleine Betriebe die Kehrseite: Eine Software mit sehr vielen Funktionen muss eingearbeitet werden, auch wenn Sie neun Zehntel davon nie anfassen. Das obere Paket setzt laut Anbieterseite zusätzlich einen kostenpflichtigen Implementierungsservice voraus.
Die Preisseite nennt eine Erstvertragslaufzeit von zwölf Monaten und rechnet je Lizenz ab — rund 59 bis 69 € je weiterer Standardlizenz, 22 € je weiterer App-Lizenz. DATANORM ist genannt. Zur XRechnung findet sich auf der geprüften Preisseite keine Angabe; wenn Sie für Kommunen oder Behörden arbeiten, ist das Ihre erste Frage im Gespräch. Vierzehn Tage kostenlos testen, ohne Gespräch.
Berliner Anbieter mit drei klaren Paketen und dem geradesten Einstieg der vier. Wer keine Lust auf Konfiguration hat, kommt hier am schnellsten los — sieben Tage testen, „komplett unverbindlich“, und dann steht die Entscheidung zwischen drei Optionen und nicht zwischen dreißig.
ToolTime ist außerdem der einzige der vier, bei dem sowohl E-Rechnungen als auch der Materialimport in allen Paketen stehen: „Material Import (Datanorm & IDS)“. Für einen SHK- oder Elektrobetrieb ist das der wichtigere der beiden Punkte, und er ist nicht in ein höheres Paket verschoben.
Der Preis ist an Nutzerzahlen gestaffelt: SOLO für einen Nutzer, TEAM bis fünf, MAX bis zehn. Der sechste und der elfte Mitarbeiter kosten also nicht ein Sechstel oder ein Elftel mehr, sondern die nächste Stufe. Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate, bei allen drei Paketen. Eine persönliche Schulung kostet 249 € einmalig, ist aber optional.
Berliner Baustellen-App mit dem günstigsten Zugang für Monteure im Vergleich: ein Baustellenplatz kostet laut Preisseite 14,90 € im Monat. Wer zwölf Leute auf der Baustelle anbinden will, aber nur zwei Büroplätze braucht, rechnet damit deutlich anders als bei Anbietern mit Vollzugängen. Dazu nennt die eigene Seite ausdrücklich Server in Deutschland — für einen deutschen Betrieb ein Argument, das die anderen nicht machen.
Der Preis dafür steht in den Vertragsbedingungen: ein Jahr Laufzeit und drei Monate Kündigungsfrist. Das sind zwei getrennte Fristen. Wer im Februar unterschreibt und im April merkt, dass es nicht passt, kommt frühestens nach fünfzehn Monaten heraus. Von den vier Anbietern ist das die längste Bindung.
Abgerechnet wird je Nutzer, gestaffelt nach Baustelle, Büro und Büro Plus; mindestens ein Büropaket ist nötig. Die E-Rechnung nennt die Preisseite nur beim obersten Paket. Eigene Formulare, etwa Regieberichte, erstellt laut Anbieterseite ein Partnerunternehmen. Dreißig Tage Testphase ohne Gespräch — die längste im Vergleich.
Der meistgenutzte Wettbewerber im Handwerk und der einzige, der nichts kostet. Für einen Ein-Personen-Betrieb mit fünf Rechnungen im Monat ist Excel eine völlig vernünftige Entscheidung — es ist da, es kostet nichts extra, und Sie können es.
Es kippt an einer bestimmten Stelle, und die ist ziemlich gut vorhersagbar: wenn dieselbe Zahl in drei Dateien steht. Angebot, Stundenliste, Rechnung — irgendwann stimmen sie nicht mehr überein, und niemand weiß, welche die richtige ist. Die Nachkalkulation je Baustelle passiert dann nicht, weil sie zu mühsam ist, und Sie erfahren erst am Jahresende, welcher Auftrag etwas verdient hat.
Dazu kommt seit 2025 ein harter Punkt: eine XRechnung erzeugt Excel nicht. Empfangen müssen Sie sie können, und für öffentliche Auftraggeber auch senden.
Auch am Markt
Nicht in der Matrix, weil sie mit elf Spalten auf keinem Bildschirm mehr lesbar wäre. Diese fünf sind gewachsene Branchenlösungen und in ihrem Bereich stärker als die jungen Cloud-Anbieter — bei mehreren von ihnen stehen Preise und Laufzeiten allerdings nicht öffentlich.
Gewachsene Branchenlösung mit großem Funktionsumfang — Einführungsprojekt statt Selbstanmeldung.
Stärke: Tiefe. Warenwirtschaft, Projektsteuerung und Lager sind eng verzahnt — für große Betriebe mit eigener IT-Zuständigkeit ist das ein echtes Argument.
Gewachsene Branchenlösung mit über zwanzig Zusatzmodulen und breiter Großhandelsanbindung.
Stärke: Reife und Umfang. Über zwanzig Zusatzmodule, DATANORM samt Anbindung an Großhändler-Shops, und ein Haus, das den Markt lange kennt. Wer eine gewachsene Branchenlösung statt einer Cloud-App sucht, ist hier richtig.
Cloud-Software mit offener Schnittstelle und echter Monatsoption.
Stärke: Zwei Dinge: eine monatlich kündbare Variante ohne Bindung, und eine offene REST-Schnittstelle samt Customizing. Wer selbst anbinden will, kommt hier weiter als bei den meisten.
Tiefe SHK- und Elektro-Lösung mit besonders vielen Großhandelsschnittstellen.
Stärke: Die Schnittstellenbreite zum Großhandel. Neben DATANORM nennt die Anbieterseite GAEB, IDS, OMD, xi:opd und MAREON — wer in der Wohnungswirtschaft oder mit Planern arbeitet, findet hier mehr Anbindungen als bei den jungen Cloud-Anbietern.
Vollsortiment-ERP fürs Handwerk mit Mietlizenzmodell, ausgerichtet auf Elektro und SHK.
Stärke: Anpassbarkeit im Ablauf. Checklisten und dynamische Freifelder lassen sich laut Anbieterseite auf die eigenen Abläufe zuschneiden — das ist mehr, als die meisten Cloud-Anbieter zulassen.
Nehmen Sie das mit
Neun Fragen für jedes Anbietergespräch — auch für eines mit uns. Die Antworten sagen mehr als jede Funktionsliste, und Sie merken schnell, wo ausgewichen wird.
Drucken Sie die Liste aus und nehmen Sie sie in jeden Termin mit. Bei den Fragen sechs und sieben entscheidet sich am meisten — was passiert, wenn etwas fehlt, und wen Sie am Dienstag um sieben Uhr früh erreichen. Achten Sie weniger auf die Antwort als darauf, ob eine Zahl und ein Termin darin vorkommen.
In einer kostenlosen Demo gehen wir Ihren tatsächlichen Ablauf durch — mit Ihren Leistungen und Positionen, nicht mit einer Musterfirma. Wenn dabei herauskommt, dass einer der anderen Anbieter besser zu Ihnen passt, sagen wir Ihnen das. Ein Betrieb, der nach vier Monaten wieder aufhört, hilft niemandem.
Kostenlose Demo anfragenFür Ihr Gewerk
Vorlagen zum Ausdrucken
