Von Excel auf eine Handwerkersoftware

Es kippt an einer bestimmten Stelle, und die ist gut zu erkennen: wenn dieselbe Zahl in drei Dateien steht.

Angebot, Stundenliste, Rechnung — irgendwann stimmen sie nicht mehr überein, und niemand weiß, welche die richtige ist. Ab dem Moment arbeiten Sie nicht mehr mit Daten, sondern mit Vermutungen. Die Nachkalkulation je Baustelle passiert dann nicht, weil sie zu mühsam ist, und Sie erfahren erst am Jahresende, welcher Auftrag etwas verdient hat.

Dazu kommt ein zweiter Punkt mit einem Datum: eine XRechnung erzeugt Excel nicht. § 14 Abs. 1 UStG definiert die E-Rechnung als "eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird" — ein PDF aus Excel ist damit ausdrücklich keine. Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Sie Papier noch bis 31.12.2026 verwenden, und bis 31.12.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute.

• Dieselbe Zahl steht in drei Dateien, und irgendwann stimmen sie nicht mehr überein.
• Die Nachkalkulation je Baustelle passiert nicht, weil sie zu mühsam ist — Sie wissen also erst am Jahresende, welcher Auftrag etwas verdient hat.
• Ein Aufmaß vom Vorjahr wiederzufinden dauert länger als es neu zu machen.
• Eine XRechnung erzeugt Excel nicht. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, und für öffentliche Auftraggeber auch senden.

Alle Angaben zu Excel stammen aus den öffentlich einsehbaren Produkt- und Preisseiten, geprüft im September 2026. Wenn sich etwas geändert hat oder wir etwas falsch verstanden haben, schreiben Sie uns — wir korrigieren es.

Excel gewinnt zwei Zeilen, und zwar ehrlich: keine Bindung und kein Server, der jemandem anderen gehört. Es verliert die Zeilen, in denen es um Formate und Kataloge geht — und diese Zeilen haben seit 2025 ein Datum.

Excel ist da, es kostet nichts extra, und Sie können es. Das sind drei Vorteile, die keine Software der Welt einholt. Wer fünf Rechnungen im Monat schreibt und keine Mitarbeiter hat, braucht kein System — er braucht eine Tabelle und einen Ordner.

Und noch etwas, das man selten hört: Excel ist ehrlicher als die meisten Programme. Sie sehen jede Formel, jede Zahl, und niemand kann Ihnen einen Ablauf aufzwingen. Wer seinen eigenen Weg gefunden hat, der funktioniert, sollte ihn nicht aufgeben, weil ein Anbieter das empfiehlt.

Bleiben Sie bei Excel, wenn Sie allein arbeiten, überschaubar viele Rechnungen im Monat schreiben und Ihre Auftraggeber Privatkunden sind. Dann kostet eine Software Geld und löst ein Problem, das Sie nicht haben. Das ist keine Höflichkeit, sondern die richtige Antwort.

Mehr dazu, mit den Zahlen, ab wann es kippt, steht auf unserer Seite für Selbstständige im Handwerk — samt dem Fall, in dem die Antwort nein lautet.

Drei Anzeichen, dass Excel nicht mehr reicht.

Sie haben Mitarbeiter. Ab dem ersten Angestellten kommt die Aufzeichnungspflicht dazu: § 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, binnen sieben Kalendertagen, aufzubewahren zwei Jahre. Das geht auf Papier — unsere Stundenzettel-Vorlage ist genau dafür da — aber nicht mehr aus dem Gedächtnis am Monatsende.

Sie fakturieren an Unternehmen oder Behörden. Dann brauchen Sie die XRechnung, und Excel erzeugt sie nicht.

Sie wissen nicht, welcher Auftrag sich getragen hat. Das ist das teuerste der drei Anzeichen, weil es nicht wehtut. Sie merken es erst, wenn Sie ein Jahr lang die falschen Aufträge angenommen haben.