Beim SHK-Betrieb hängt viel Geld an Kleinbeträgen: eine Wartung, eine Störung, ein Ventiltausch. Einzeln zu klein, um dafür den Abend zu opfern — und in Summe der Grund, warum das Konto nicht zum Auftragsbuch passt.
Diese Betriebe arbeiten täglich mit apvros
4,9 Bewertungen auf GoogleÜber 10 Betriebe vertrauen auf apvros. Anderswo sind Sie einer von 30.000 – hier hebt der Entwickler selbst ab.
Software für SHK-Betriebe
Sanitär, Heizung, Klima — dazu Störungsdienst, Wartungsverträge und Anlagen, die fünfzehn Jahre nach dem Einbau noch betreut werden. Kaum ein Gewerk hat so viel Wiederkehrendes, und seit dem Gebäudeenergiegesetz kommt das Wärmepumpengeschäft als ganze zweite Baustelle dazu.
Die Rechnung wird geschrieben, wenn Zeit ist — also am Freitagabend oder gar nicht. Je länger sie liegt, desto mehr fehlt darin: Regieleistungen, Zusatzmaterial, die Fahrt am Samstag.
Bei SHK-Betrieben kommt das besonders an diesen Stellen zusammen:
Und die Rechnung selbst ist keine Formsache. § 14 Abs. 4 UStG verlangt zehn Pflichtangaben; fehlt eine davon, kann Ihrem Kunden der Vorsteuerabzug gestrichen werden, und Sie schreiben neu. § 14 Abs. 2 UStG setzt in bestimmten Fällen eine Frist von sechs Monaten nach der Leistung. Dazu kommt die E-Rechnung: § 14 Abs. 1 UStG definiert sie als "eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird" — ein PDF per Mail ist damit ausdrücklich keine. Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Sie Papier oder ein anderes elektronisches Format noch bis 31.12.2026 verwenden, und bis 31.12.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für viele Betriebe heißt das: ein Jahr, für größere weniger.
Die Frage, an der Sie es messen können: Wie viele Tage liegen bei Ihnen zwischen Fertigstellung und Rechnung?
Ein SHK-Betrieb verkauft nicht die Anlage, sondern die fünfzehn Jahre danach. Wer weiß, welcher Kessel in welchem Objekt hängt und wann er zuletzt gewartet wurde, verkauft die nächste Wartung von selbst — und wenn der Kunde auf Wärmepumpe umstellt, ist die Anlagenakte das Angebot.
Wartungsverträge sind der Fall, bei dem sich eine Software am schnellsten bezahlt. Zweihundert Verträge im Jahr heißt zweihundert Rechnungen, die alle gleich aussehen und alle von Hand geschrieben werden. Wenn Vertrag, Objekt und die erfassten Stunden zusammenhängen, entsteht die Rechnung aus dem Bestand, statt aus einer Liste rekonstruiert zu werden.
Der zweite Punkt ist der Störungsdienst. Ein Einsatz um zweiundzwanzig Uhr besteht aus Anfahrt, Arbeitszeit, Zuschlag und Material — vier Bestandteile, von denen bei der Rechnung am Freitagabend regelmäßig zwei fehlen. Wer den Arbeitsnachweis beim Einsatz ausfüllt, hat die Rechnung im Grunde schon geschrieben.
Und für Wohnungsbaugesellschaften und kommunale Auftraggeber, bei SHK-Betrieben oft ein erheblicher Umsatzanteil, ist die XRechnung keine Kür: für öffentliche Auftraggeber brauchen Sie das strukturierte Format heute. Nach § 27 Abs. 38 UStG läuft die Papierfrist für alle anderen bis 31.12.2026, und bis 31.12.2027 nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag.
So löst apvros das
Drei Dinge ändern sich im Alltag — und alle drei hängen daran, dass Daten dort entstehen, wo gearbeitet wird.
Erfasste Stunden und Material stehen bereits am Objekt und Wartungsvertrag. Die Rechnung entsteht daraus, statt neu zusammengesucht zu werden — bei SHK-Betriebe ist das der Unterschied zwischen Bestätigen und Rekonstruieren.
apvros erzeugt das strukturierte Format, das § 14 UStG meint — für öffentliche Auftraggeber heute, für Rechnungen an andere Unternehmen ab dem Ende der Übergangsfrist. Ohne Aufpreis und ohne Zusatzmodul.
Weil alles am Objekt und Wartungsvertrag hängt, fällt beim Fakturieren auf, was noch offen ist. Gerade Heizungswartung, Bad-Sanierung und die Störungspauschale gehen sonst unter.
In einer kostenlosen Demo gehen wir Ihren tatsächlichen Ablauf durch — mit Ihren Leistungen und Positionen, nicht mit Beispieldaten. Wenn dabei herauskommt, dass Sie das nicht brauchen, sagen wir Ihnen das.
Kostenlose Demo anfragenAuf der Baustelle
Der Teil, der entscheidet, ob eine Handwerkersoftware benutzt wird oder nicht: was die Mannschaft draußen damit anfangen kann.
Was im Büro geht, geht am Handy: iOS, Android und im Browser. apvros ist für die Baustelle gebaut und nicht als Bürosystem mit nachgereichter App.
Auf den Auftrag gebucht statt am Abend abgetippt. Erfasst wird auf der Baustelle, freigegeben im Büro.
Schadstelle, Fortschritt, Mangel — das Bild hängt am richtigen Auftrag und ist im Bautagebuch wieder zu finden.
Aus dem Großhändlerkatalog gebucht, wo es verbaut wird. Am Monatsende steht es in der Nachkalkulation.
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Rechnungen in anderen Gewerken
Vorlagen zum Ausdrucken
Ja, im Grundumfang und ohne Zusatzmodul. § 14 Abs. 1 UStG definiert die E-Rechnung als "eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird" — ein PDF per Mail ist damit ausdrücklich keine.
Zur Frist: nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Sie Papier oder ein anderes elektronisches Format noch bis 31.12.2026 verwenden, und bis 31.12.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für öffentliche Auftraggeber brauchen Sie das Format schon heute.
Ja. Der Vertrag hängt am Objekt und am Kunden, und daraus entsteht die Rechnung im hinterlegten Intervall. Die erfassten Stunden der Wartungsfahrt kommen dazu, damit auch Mehrleistungen über den Vertragsumfang hinaus auf der Rechnung landen und nicht als Kulanz verschwinden.
§ 14 Abs. 4 UStG nennt zehn Pflichtangaben — darunter fortlaufende Nummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitpunkt und die Aufschlüsselung nach Steuersätzen. Fehlt eine davon, kann Ihrem Kunden der Vorsteuerabzug gestrichen werden, und Sie schreiben neu. Diese Angaben sind in apvros hinterlegt, statt bei jeder Rechnung neu zusammengesucht zu werden.
Ja, und zwar getrennt von der Frage, was noch nicht fakturiert wurde. Das sind zwei verschiedene Löcher: unbezahlte Rechnungen und nicht geschriebene. Das zweite ist bei den meisten Betrieben das größere.
