Inhalt dieses Ratgebers
Kurz gesagt
Seit 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Senden wird ab 2027 Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Empfangen – seit 2025
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, kein PDF per E-Mail. Seit 2025 müssen Sie solche Rechnungen annehmen und lesen können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür, die Software muss die Daten aber auslesen.
Senden – ab 2027 und 2028
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle übrigen Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen.
- Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer.
- Das Handwerk fordert eine Verschiebung; beschlossen ist sie im Oktober 2026 nicht.
XRechnung oder ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei öffentlichen Auftraggebern Standard. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten – lesbar für Menschen und Maschinen. Beide erfüllen die Pflicht, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL.
Wie apvros dabei hilft
apvros liest XRechnung und ZUGFeRD Feld für Feld – die Empfangspflicht ist damit erfüllt, und der KI-Mitarbeiter bereitet Eingangsrechnungen fertig kontiert vor. Das Senden als XRechnung richten wir auf Anfrage ein.
Rechnung RN-2026-0024
EntwurfVersendetBezahltWohnanlage Lindengasse · aus Auftrag AUF-2026-0014
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028 – im Geschäft mit anderen Unternehmen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein normales PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und ab 2027 bzw. 2028 im Geschäft mit anderen Unternehmen nicht mehr ausreichend.
Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Quellen
Stand Oktober 2026, zuletzt durchgesehen am 5. November 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung, Ihre Kammer oder einen Rechtsanwalt.