Wartungsprotokoll Vorlage

Ein Wartungsprotokoll zeigt, dass die Anlage geprüft wurde – und in welchem Zustand Sie sie verlassen haben. Diese Vorlage passt für Heizung, Lüftung, Elektro, Tore, Aufzüge oder Maschinen.

Wartungsprotokoll als PDF herunterladen Digital statt Papier

Vorschau: Wartungsprotokoll als A4-Vorlage

Was draufgehört.

Kunde, Standort und Vertrag
Anlage mit Hersteller, Type, Seriennummer und Baujahr
Prüfpunkte mit „in Ordnung“ / „nicht in Ordnung“ und Messwert gegen Sollwert
Festgestellte Mängel und was dagegen getan wurde
Verwendete Ersatzteile und die Arbeitszeit
Ergebnis – betriebsbereit, eingeschränkt oder außer Betrieb – und der nächste Termin

PDF, A4, eine Seite · Stand November 2026 · herunterladen

Rechtlicher Hintergrund

Eine allgemeine gesetzliche Form für Wartungsprotokolle gibt es nicht. Welche Prüfungen wie oft nötig sind, ergibt sich aus Ihrem Wartungsvertrag, den Herstellervorgaben und – je nach Anlage – aus eigenen Vorschriften.

Das Protokoll ist Ihr Nachweis, dass Sie fachgerecht gewartet haben. Halten Sie Mängel, die Sie gemeldet haben, deshalb immer schriftlich fest und lassen Sie den Kunden unterschreiben.

Stand November 2026. Ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung – für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihre Kammer.

Digital statt Papier: so geht das in apvros.

In apvros meldet sich die Wartung von selbst. Der Techniker arbeitet die Checkliste am Handy ab, Abweichungen vom Sollwert werden markiert, und der Prüfbericht liegt als PDF in der Kundenakte.

Wartungsverträge
- Checklisten am Handy, Abweichungen vom Sollwert markiert
- Prüfbericht als PDF
- Protokolle in der Kundenakte
- Vertrag online unterschreiben
Mehr zu Wartungsverträge

Wartungsverträge

1 überfällig

Wartung Dachrinnen

Wohnanlage Lindengasse

WV-2026-0011 · jährlich · € 640,00

Überfällig (5 T.)

Wartung Heizung

Familie Schöpf

WV-2026-0014 · jährlich · € 480,00

Heute

Erledigt

Kontrolle Flachdach

Volksschule, Dach

WV-2026-0017 · halbjährlich · € 390,00

08.12.2026

Familie Schöpf · Thomas vor Ort

Checkliste am Handy: 4 von 6 Punkten, Abweichungen vom Sollwert werden markiert …

Prüfbericht als PDF in der Kundenakte

Nächste Wartung 11/2027 – Wiedervorlage automatisch

Wird automatisch verrechnet: € 480,00

Häufige Fragen.

Welche Prüfpunkte gehören auf das Protokoll?

Die Punkte aus der Wartungsanleitung des Herstellers und aus Ihrem Vertrag. Die Vorlage lässt die Prüfpunkte frei, damit sie für jede Anlage passt – am besten schreiben Sie sich je Anlagentyp eine Liste und kopieren sie.

Wie lange sollte ich Wartungsprotokolle aufheben?

Mindestens so lange, wie aus der Wartung Ansprüche entstehen können, und so lange es der Vertrag oder eine Vorschrift für die Anlage verlangt. Eine Kopie gehört zum Kunden.

Was, wenn der Kunde einen Mangel nicht beheben lassen will?

Schreiben Sie den Mangel und Ihre Empfehlung ins Protokoll und lassen Sie unterschreiben. Damit ist dokumentiert, dass Sie darauf hingewiesen haben.